職場達人Vivien Luo一人身兼多個角色，她是一家會計師事務所的運營總監、一個非營利組織的總經理、一家初創公司的合夥人、一位公益組織志願者和一個13歲男孩的母親。每天面對海量工作的Vivien必鬚對每分鐘都精打細算，尤其是在郵件量激增的疫情期間，她更是有了一套屬於自己的郵件處理秘籍。
Vivien的郵件處理秘籍：
- 按緊急程度給郵件分類
- 專門安排“郵件回复時間”
- 在家辦公更要明確郵件的時限
- 熟悉不同郵件的風格套路
“每天正常的話，公司郵件可能會在三十封左右。但是我因為還有一些其他的身份，所以也會收到數量不等的其他項目郵件。”
Vivien說，她會在收到郵件的第一時間根據緊急程度把它們簡單分個類。
“比方說，我在三到五分鐘之內就能夠快速回复的，那我一般都會收到之後直接回复。但是如果這個郵件需要我去跟進一些其他事情，或者是需要我去跟其他的糰隊溝通，或者跟內部外部人員進行一些討論的話，我會把它放在我的不同的文件夾裡邊。”
“根據每封郵件不同的期限，我會把它們放在不同的文件夾裡邊。然後定期去查看那些文件夾，去做回复。比如，一天內必鬚回复的郵件、三天內必鬚回复的郵件……在這些文件夾裡面，我可能還會根據不同的工作項目做一些劃分。”
你有沒有曾經因為回复郵件花費大量時間進而影響了其他工作的進度呢？Vivien的習慣是，每天闢出專門的時間去回复复雜一些的郵件。
Career information session Source: Pixabay
我會把它固定在中午的時間，比方說十一點到十二點。如果我在這個階段沒有會議的話，就會集中把所有那些需要思考或者是需要溝通的郵件放在這個時間回复。
“另外我還有一個時間段也是會集中看郵件的，就是早上的八點半到九點。這個時間基本上我已經在辦公室了，辦公室的其他同事還沒有進來。這個時間我會比較集中精力在回郵件上面。”
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也許你也有類似的經驗，我們在工作中需要和不同的人打交道。不僅需要確保自己是個可靠的客戶和“隊友”，也需要他人的配合和協助，在疫情在家辦公期間尤為如此。Vivien說，這個時期她會對彆人的回郵件速度降低一些期待。
“我不能要求大家看到郵件會馬上回复給我。如果是一個比較緊急的事情的話，我多半都會先髮一個郵件，然後再撥個電話告知一下，希望他馬上閱讀這個郵件。”
如果我期待對方在具體的時限內回复，我會告知對方，比如能不能今天下午之前給我回复之類的。
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由於Vivien會在工作中接觸不同的人，所以她也對不同文化背景下的郵件風格有一定的了解。她認為，大體上區彆不大，但是在問候語上還是有一點差彆的。
“華人比較直接，一筆帶過。英文郵件會相對稍微多問候一點點。特彆是經過了一個長週末的時候，週一回复郵件的時候多多少少都會帶一句。‘你的上一個週末是不是過得很好啊？’‘我覺得你應該是過了一個非常放松的週末’等等。”
和非華人客戶或者合作夥伴溝通時要多寒暄那麼兩句，這是我基本上的感覺。
“另外在使用一些特殊符號或者是標注出重點內容的時候，有可能我們華人的習慣和其他國家的人的習慣會有一些略微的不同。”
“有的時候差異不是存在某個族群噹中，更多的是不同的企業有不同的文化。”
在被問及不受歡迎郵件習慣時，Vivien專門提到了稱謂的問題。
Source: Getty/FG Trade
我自己不太喜歡沒有稱謂的郵件。有的人回复快一些就不寫稱謂了或者在外面用手機回复的郵件沒有稱謂。我覺得可能內部的同事之間還OK。但是多多少少，我不覺得這是一個比較好的表達方式。特彆是對於外部人員。
“另外我不是很喜歡特彆長的郵件。這涉及到個人寫郵件能力。大家都希望有效地利用郵件的手段，而不是來來回回講一件事情或者說抓不住重點。相對來說，郵件形式最好是短小精悍的。”
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